Cuando no lo terminas todo
Actualizado: hace 3 días
Organizar mejor el tiempo no siempre consiste en hacer más. El método ALPEN propone algo bastante más difícil: decidir, priorizar y dejar espacio para lo que no puedes prever.
Todavía no ha empezado a trabajar.
Mira el móvil: tres correos importantes, dos mensajes pendientes, una reunión y esa tarea que ayer pasó a hoy.
Lo curioso es que Elena es organizada.
Hace listas. Usa agenda. Apunta todo.
Y, sin embargo, vive con una sensación constante:
siempre parece estar llegando tarde a su propia vida.
Quizá el problema no sea organizarse mejor.
Quizá sea cómo estamos organizando el tiempo.
Planificamos como si nada fuera a ocurrir
Una reunión: una hora. Responder correos: veinte minutos. Terminar el informe: antes de comer.
Vamos colocando tareas hasta ocupar prácticamente cada minuto disponible.
Y entonces ocurre la vida.
Una llamada se alarga. Alguien necesita algo. Aparece un imprevisto.
Cuando el plan se rompe, rara vez pensamos “había planificado demasiado”.
Pensamos:
“No me ha dado tiempo.”
Y cuando esta frase se repite todos los días puede terminar convirtiéndose en una sensación permanente de ir por detrás.
Existe un método muy sencillo que parte precisamente de asumir que ningún día sucede exactamente como lo hemos previsto.
Se llama método ALPEN.
El método ALPEN
El sistema propone cinco pasos:
A — Anotar. Escribe las tareas, llamadas, reuniones y asuntos que requieren tu atención. Sacarlos de la cabeza ya reduce parte del ruido mental.
L — Estimar la duración. Calcula cuánto tiempo necesita realmente cada tarea. Una lista aparentemente razonable puede convertirse en cinco, siete o nueve horas de trabajo cuando le ponemos minutos.
P — Planificar margen. Esta es probablemente la parte más interesante: no ocupes todo tu tiempo disponible. El método propone reservar una parte importante del día para interrupciones, imprevistos y asuntos espontáneos.
Dejar espacio también es organizar.
E — Establecer prioridades. No todo merece el mismo lugar. Organizarse también significa decidir qué no vas a hacer hoy.
N — Revisar. Al final del día observa qué ocurrió. ¿Qué calculaste mal? ¿Qué interrupciones se repiten? ¿Qué tarea sigues trasladando?
No para juzgarte.
Para aprender cómo funciona realmente tu tiempo.
Y quizá aquí esté la idea más interesante del método ALPEN.
Una agenda completamente llena puede parecer una demostración de organización.
A veces es exactamente lo contrario.
Porque organizar nuestro tiempo no consiste en conseguir que quepan más cosas.
Consiste en decidir qué merece nuestra atención y cuánto espacio necesitamos para sostenerlo.
Mañana prueba algo sencillo.
Escribe lo que tienes que hacer. Calcula cuánto tardarás. Elige lo importante.
Y después, deja deliberadamente una parte del día sin organizar.
Puede parecer que estás perdiendo tiempo.
Quizá estés empezando a recuperarlo.
